ניהול זמן – איך אני מבצע דברים ובזמן !
הסודות שמאחורי הקלעים
"כמה דברים אתה עושה !
איך אתה מספיק הכל ?
מאיפה יש לך כוח ?",
אומרים לי כל הזמן.
אז פה אני אחשוף את הדרך שלי לנהל את הזמן שלי.
אני עובד כך שנים רבות ופיתחתי את השיטה הזו,
בשנים שבהן הייתי מנהל פרויקטים, לעתים די לחוצים.
רוב הזמן, אני הייתי מסיים את כל משימותיי בכל יום עם זמן פנוי לרוב.
אז מה עושים ?
קודם כל, מפתחים משמעת עצמית.
זה תנאי הכרחי ובל יעבור לעמידה בזמנים.
אם לא נעשה מה שהחלטנו,
בזמן שהחלטנו לעשות את זה,
לא יעזור שום יומן וניהול זמן בעולם !
לי עזרה לפיתוח המשמעת העצמית, היוגה שאני מתרגל בכל יום.
משמעת עצמית נוצרת על ידי תרגול, כמו כל דבר.
מתחילים בדבר קטן, ומתרגלים שוב ושוב.
ואז מרחיבים לפעולות נוספות.
למשל, כל יום אתם מצחצחים שיניים !
אז תבחרו פעולות נוספות, כמו הליכה קצרה בערב או בבוקר.
או לסדר את השולחן בסוף יום עבודה.
דברים קטנים.
הם יוצרים הרגלים.
וזה משפיע על כל דבר שאתם עושים !
אז מה צריך לעשות
- להעריך את גודל המשימה.
זה דורש ניסיון, ועם הזמן משתפרים בזה.
להוסיף 30% להערכה שלנו למספר השעות שהמשימה תיקח.
זה היה המקדם שאני הגעתי אליו.
ייתכן שהמקדם שלכם יהיה שונה, ותגיעו אליו רק בדרך של ניסוי ותהייה. - להחליט כמה זמן נקדיש למשימה בכל יום/שבוע/חודש, אם אין לה תאריך יעד עדיין.
לפי משך הזמן שהחלטנו להקדיש לה ומספר השעות שהערכנו, נקבע תאריך יעד.
מרגע זה תאריך זה הוא קדוש !
אם תאריך היעד מוכתב לנו חיצונית,
אז ההחלטה כמה זמן נקדיש למשימה ברמה היומית מוכתבת לנו גם כן… - לסמן ביומן את הזמן שאנו מקצים לעבודה על המשימה.
כן, ממש לשריין זמן ביומן.
היומן הוא הכל ! הוא המהות של ניהול זמן ! - לעשות מה שכתוב ביומן.
מרגע זה אנו עובדים לפי היומן.
בכל פעם שמגיע הזמן לעבוד על המשימה, אנו עוזבים כל דבר אחר,
ו… עובדים על המשימה !
ממש ככה !
עוזבים הכל ועובדים על המשימה.
יהיו פעמים שאתם עובדים על משהו "דחוף",
שחייב את תשומת ליבכם המיידית.
במקרה כזה, הזיזו את הזמן שתכננתם לעבוד על המשימה למועד אחר.
אל תמחקו אותו מן היומן! הוא רק זז !
ו"מותר" להזיז משימה, עד 3 פעמים. ואז לבצע !
ככל שתעבדו לפי השיטה הזו,
"כיבוי שריפות"/משימות דחופות ילכו ויתמעטו ! 🙂
יש בלת"מ-ים (בלתי מתוכנן), אך הם ממש מעטים
ואנו לומדים לטפל בהם ביעילות ולהיעזר בעובדים והקולגות שלנו. - לקבוע ביומן נקודות ביקורת
בהן בודקים שהגענו לתוצרים/שלבים/תוצאות ביניים,
בדרך להשלמת המשימה.
בכל נקודה כזו יש להעריך מחדש את גודל המשימה שנותר לבצע.
כמה שעות זה ייקח,
להוסיף 30% (הלוא הוא המקדם שהגעתם אליו ועובד עבורכם)
ולוודא שהזמן שהקצתם ביומן מספיק…
אם הוא אינו מספיק, הקצו מחדש.
אם הוא יותר מדי, אל תשנו אותו !
זה מצוין לסיים משימה לפני הזמן ! 🙂
שיטת העבודה הזו עובדת עבורי כבר שנים רבות.
3 דברים חיוניים –בבסיס ניהול זמן
- הערכה טובה של גודל המשימה.
- משמעת עצמית – כשמגיע הזמן לעבוד על המשימה, לעזוב דברים אחרים ולעבוד עליה !
- אם לא הקצתי זמן ביומן, זה לא יקרה !!!
כיום יש לנו אמצעים נפלאים לניהול יומן.
הכנסת היומן הממוחשב,
בגרסותיו השונות, עוזרת מאד.
יש תזכורות כפי שנרצה.
יש סנכרון בין הנייד לנייח באופן מובנה.
ועוד עזרים נהדרים לעקוב אחרי ההתקדמות שלנו, לאוהבי האקסל למשל… 🙂
מה הלאה ?
גם מאמר זה נכתב בזמן שהיה מוקצה עבורו ביומן !
כל המאמרים שלי מתוכננים ומוקצה להם זמן ביומן ובו אני עובד עליהם… או מזיז… 🙂
גם כתיבת מאמר היא משימה !
וכך גם כל דבר אחר שאני רוצה שיקרה.
הכותב היה מנהל פרויקטים מעל 15 שנה ומנהל את עצמו באופן מודע מעל ל 40 שנה 🙂 ♥
קראת, נהנית, ולא התחלת לבצע ?
רוצה עזרה ?
יש לך משהו אחר שמפריע לך ?
רוצה שינוי ?
רוצה לדבר על זה ?
אשמח לעזור ♥
אפשר ליצור קשר, בלחיצה כאן…
המאמר הזה נגע גם לך ?
יש לך תחושה נפלאה ותובנות שאת.ה רוצה לשתף איתנו ?
זה המקום !
אשמח לשמוע מה המאמר הזה העלה לכם ♥
אהבת ?!
אז כדאי לך גם את…
איך לסיים משימות – הקץ לדחיינות
איך למלא את היומן-טיפ פצצה לניהול קליניקה
המפה אינה השטח
מודל 6 הצרכים האנושיים – טוני רובינס – השלכות מעשיות
הנתיב עם הכי פחות התנגדות – לחיות בקלות, סיפור טאואיסטיי
האם המאמר הזה דיבר אליכם ?
אשמח לתגובות ורשמים.
מה המאמר הזה אמר לך ? האם חידשתי לך ? מה תעשה בפעם הבאה שתחליט לבצע משימה ? 🙂
מאחל לך בריאות ואריכות ימים ♥
שמחה ואהבה וחיבוק, נחשון 💚
טיפ איכותי וחשוב במיוחד עניין הרישום והבקרה על הרישום ביומן.
אני אומרת מה שרשום קיים.. ועדיין הכל גמיש וניתן לשינוי ודחיה רק שהתזכורת והקצאת הזמן מעלה סיכויים שאכן יבוצע👍🏼👍🏼👍🏼
תודה יקרה ♥
נחשון היקר , אתה באמת אדם שרצוי וניתן ללמוד ממנו.
תודה
עליזה