דלג לתוכן

ניהול זמן – הדרך שלי :-)

שייך למדורים:
נחשון מזרחי - ניהול זמן

ניהול זמן – איך אני מבצע דברים ובזמן !

"כמה דברים אתה עושה !  איך אתה מספיק הכל ?  מאיפה יש לך כוח ?",
אומרים לי כל הזמן.

אז פה אני אחשוף את הדרך שלי לנהל את הזמן שלי.
אני עובד כך שנים רבות ופיתחתי את השיטה הזו בשנים שבהן הייתי מנהל פרויקטים, לעתים די לחוצים.  רוב הזמן, אני הייתי מסיים את כל משימותיי בכל יום עם זמן פנוי לרוב.

אז מה עושים ?   קודם כל, מפתחים משמעת עצמית.
זה תנאי הכרחי ובל יעבור לעמידה בזמנים.  אם לא נעשה מה שהחלטנו, בזמן שהחלטנו לעשות את זה, לא יעזור שום יומן וניהול זמן בעולם !  לי עזרה לפיתוח המשמעת העצמית, היוגה שאני מתרגל בכל יום.

אז מה צריך לעשות…

  1. להעריך את גודל המשימה.  זה דורש ניסיון, ועם הזמן משתפרים בזה.
    להוסיף 30% להערכה שלנו למספר השעות שהמשימה תיקח.  זה היה המקדם שאני הגעתי אליו.  ייתכן שהמקדם שלכם יהיה שונה, ותגיעו אליו רק בדרך של ניסוי ותהייה.
  2. להחליט כמה זמן נקדיש לה בכל יום/שבוע/חודש, אם אין לה תאריך יעד עדיין.
    לפי משך הזמן שהחלטנו להקדיש לה ומספר השעות שהערכנו, נקבע תאריך יעד.
    מרגע זה תאריך זה הוא קדוש !
    אם תאריך היעד מוכתב לנו חיצונית,  אז ההחלטה כמה זמן נקדיש למשימה ברמה היומית מוכתבת לנו גם כן…
  3.  לסמן ביומן את הזמן שאנו מקצים לעבודה על המשימה.  כן, ממש לשריין זמן ביומן.  היומן הוא הכל !  הוא המהות של ניהול זמן !
  4. מרגע זה אנו עובדים לפי היומן.  בכל פעם שמגיע הזמן לעבוד על המשימה, אנו עוזבים כל דבר אחר, ו… עובדים על המשימה !  ממש ככה !  עוזבים הכל ועובדים על המשימה.
    יהיו פעמים שאתם עובדים על משהו "דחוף", שחייב את תשומת ליבכם המיידית.  במקרה כזה, הזיזו את הזמן שתכננתם לעבוד על המשימה למועד אחר.  אל תמחקו אותו מן היומן!  הוא רק זז !
    ככל שתעבדו לפי השיטה הזו, "כיבוי שריפות"/משימות דחופות ילכו ויתמעטו ! 🙂  יש בלת"מ-ים (בלתי מתוכנן), אך הם ממש מעטים ואנו לומדים לטפל בהם ביעילות ולהיעזר בעובדים והקולגות שלנו.
  5. לקבוע ביומן נקודות ביקורת בהם בודקים שהגענו לתוצרים/שלבים/תוצאות ביניים, בדרך להשלמת המשימה.
    בכל נקודה כזו להעריך מחדש את גודל המשימה שנותר לבצע, כמה שעות זה ייקח, להוסיף 30% (הלוא הוא המקדם שהגעתם אליו ועובד עבורכם) ולוודא שהזמן שהקצתם ביומן מספיק…   אם הוא אינו מספיק, הקצו מחדש.  אם הוא יותר מדי, אל תשנו אותו !  זה מצוין לסיים משימה לפני הזמן ! 🙂

שיטת העבודה הזו עובדת עבורי כבר שנים רבות.  בבסיסה 3 דברים חשובים –

  1. הערכה טובה של גודל המשימה.
  2. משמעת עצמית – כשמגיע הזמן לעבוד על המשימה, לעזוב דברים אחרים ולעבוד עליה !
  3. אם לא הקצתי זמן ביומן, זה לא יקרה !!!

כיום יש לנו אמצעים נפלאים לניהול יומן.  הכנסת היומן הממוחשב, בגרסותיו השונות, עוזרת מאד.  יש תזכורות כפי שנרצה.  יש סנכרון בין הנייד לנייח באופן מובנה.  ועוד עזרים נהדרים לעקוב אחרי ההתקדמות שלנו, לאוהבי האקסל למשל… 🙂

ד.א. – גם מאמר זה נכתב בזמן שהיה מוקצה עבורו ביומן !
כל המאמרים שלי מתוכננים ומוקצה להם זמן ביומן ובו אני עובד עליהם… או מזיז… 🙂
גם כתיבת מאמר היא משימה !   וכך גם כל דבר שאני רוצה שיקרה.

הכותב היה מנהל פרויקטים מעל 15 שנה ומנהל את עצמו באופן מודע מעל ל 40 שנה 🙂  ♥

אשמח לתגובות ורשמים.

מה המאמר הזה אמר לך ?  האם חידשתי לך ?  מה תעשה בפעם הבאה שתחליט לבצע משימה ?  🙂

מאחל לך בריאות ואריכות ימים ♥

שמחה ואהבה, נחשון


2 תגובות על “ניהול זמן – הדרך שלי :-)”

  1. עליזה הרשקוביץ הגיב:

    נחשון היקר , אתה באמת אדם שרצוי וניתן ללמוד ממנו.
    תודה
    עליזה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *